常用对外文书的种类与应用

 
    对外文书是对外交往的书信形式，是进行对外交涉和礼仪往来的一种重要手段。各种文书均体现国家的对外方针政策和有关法规，所以起草和发送对外文书是政策性很强的工作。即使是一件纯属礼节性的函件，如果格式与行文不合常规，也可能引起收件人的误解和不愉快，如果文内有其他错误，则会造成更为严重的后果。因此，书写对外文书要求文字严谨、精炼、准确，客套用语合乎惯例，格式要美观大方，打印要整洁。
　　收到各类文书要尽快处理，切勿拖压，尤其是外交上的文书往来，收下回复或不予置理以至拒收退回，都反映一种政治态度。因此对外文书处理要十分慎重。一般情况下，除某些纯属通知性的文电外，应以相应的文书进行答复或复谢。

　　一、 几种对外文书
　　（一） 照 会
　　照会分正式照会和普通照会两种。
　　正式照会由国家元首、政府首脑、外交部长、大使、代办、临时代办等人签名发出，并用第一人称写成。一般不盖机关印章。普通照会由外交机关（外交部）或外交代表机关发出，行文用第三人称，加盖机关印章，一般不签字。但有的国家要求加盖印章后再由使节或受权的外交官签名。正式照会和普通照会的区别还在于它们使用范围不同。
　　正式照会用于：
    1．重大事情的通知。如国家领导人的变更，大使、领事的更换，承认、断交、复交等事项的正式通知。
    2．重要问题的交涉。如建议缔结或修改条约，建议召开双边、多边国际会议，互设领事馆，委托代管本国财产，国家元首、政府首脑的访问以及其他有关政治、军事、经济等重要问题的交涉。
    3．隆重的礼仪表示。如表示庆贺、吊唁等等。
    4．为了表示对某一件事的特别重视，也有使用正式照会的。
　　普通照会用于进行一般交涉、行政性通知、办理日常事务、交际往来。由于外交文书日趋简化，普通照会的使用范围也越来越广，政府之间关于重要国际问题的来往，现在也多使用普通照会。
　　普通照会以同样内容普遍分发给当地各外交代表机关的，亦称通告照会。例如，外交部用以向外交团发送各种事务性通知、规定、条例等照会，以及各外交代表机关用以通知大使、临时代办离任、返任，外交官到离任、例假日等。这类通告照会可复印，受文机关可写“各国驻××国外交代表机关”。
　　（二） 对 外 函 件
　　对外函件（包括外交函件）形式简便，使用范围较广。国家