文秘人员会议管理101招

 
●使会议开得卓有成效
开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开，并且要开得简短有效。
1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。
2.如果某个问题不开会也能解决，就不要开会。
3.要认真考虑，是甚么使会议成功，反之又是甚么使会议不成功。
4.要考虑：如果不开这个常规会议又会怎么样。
5.请记住，上级主管参加会议会抑制讨论。
6.在工作场所以外的地方举行会议，大家都会觉得轻松。
7.要熟悉正式会议的各种程序规则。
8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。
9.开会前先通知与会者，要他们注意会议讨论的重点。
10.信息要加以选择，避免过多。
11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。
12.通过限制网上会议时间使会议完善。
13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。
14.仔细考虑你要召开的会议的类型。
15.会议要尽可能小，以免分散注意力。
16.在容易看见的位置上放一个表或钟，以便掌握时间。
17.凡辅助文件均应与议程一并发出。
18.会前先拉几个盟友。
19.开会前必须确信一定能达到会议目的。
20.只要有人偏离会议方向，立即提醒他们注意议程。
●会议准备
为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议，并确认他们能作出正确的决定。
21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。
22.决定开会时间前要先考虑交通时间。
23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。
24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。
25.要避免在低效能时间开会，如午餐刚结束后。
26.任何议程变动都必须通知主持人。
27.议程要尽可能短小简单。
28.尽量将议程限制于一页纸上。
29.最重要的事应该安排在议程的前面，要趁与会者精神状态最好时讨论。
30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。
31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。
32.必须将电话转移出会场。
33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。
34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。
35.要找个确保没有干扰的会场。
36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。
37.使用圆桌可使会议定调为非正式。
38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。
39.座位之间应有一臂长的间隔。
40.不能让与会者受太阳直接曝晒。
41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。
42.不要用很舒服的椅子，以防与会者打瞌睡。
43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。