商务公文写作的注意事项

 
　　所谓规范，即文件的体式、行文关系、文种的选用、标点符号及校对符号的使用、文字的书写等等都应当符合约定俗成的原则，是得到社会承认的，切不可随意自造。
　　关于公文文种、格式、行文以及处理程序等方面的规范要求，内容很多，下面仅就几个具体问题作些阐述。

　　一、公文中运用名称的规范
　　公文写作要经常跟名称打交道。运用得当：将大大增强公文的准确性；运用得不好，不仅直接影响一篇公文的质量，还会给实际工作带来不必要的麻烦和一定的损失。人名、地名、数字、引文准确，在公文写作中运用名称，如地名、人名、单位名、事物名等，必须严肃认真，一丝不苟。
　　在名称的具体使用上，一般应注意下列几点：
　　*同一名称在一篇文稿中出现不一致时，力求名词划一。前后不统一的现象不利于公文阅者准确地理解名称，并极易给工作带来混乱。
　　运用同类名称时，注意排列次序。同级上司职务一起连用时，一般情况下应以负责人在前，部门负责人依次在后排列，按照各自地位和使用的习惯，排列次序不就应前后颠倒。
　　*各类单位、地区名称，在文稿第一次出现时，尽力写其所在地区或所属省、市、地、县。
　　*使用简称，要按一般习惯用法去写，不要随意生造。
　　*各类事物名称连用时，要注意相互之间的概念属类，不要把相互包含的不同概念排列在一起。

　  二、商务公文中运用数字的规范
　　商务公文写作离不开数目字。数目字与一些量词结合，用以表示人和事物的数量。目前在我国通用的数字，包括大写的汉字、小写的汉字及阿拉伯数字。数目字在公文写作中的运用，不但是个严肃细致的工作作风问题，也有一个运用方法问题。数目字用得当，有利于提高公文写作的质量；运用的不好，其后果是不堪设想的。
　　公文中的数字，除成文时间、部分结构次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其他应当使用阿拉数字。
　　公文写作中对数目字的运用，应掌握以下几点：
　　1）公文中使用的数目字，主要应采用阿拉伯数字。在表示数量、长度、高度、面积、体积、重量时，要使用阿拉数字。
　　2）在公文写作中，有些地方又不能不使用小写汉字数。
　　*成文时间。不能把“一九九六年九月一日”写成“1996年9月1日”，更不准写作“1996.9.1”。
　　*商务公文结构层次序数，第一层为“一”、第二层为“（一）”，第三层为“1.